Naar de hoofdinhoud

🔐 IT-beheerdersgids: Machtigingen voor e-mail & agenda-integratie (Admin Only)

Een technische handleiding voor IT-beheerders om de benodigde machtigingen en API-toegang voor Robin op organisatieniveau goed te keuren. #beheerder #admin #beveiliging #integratie #microsoft #google

Deze week bijgewerkt

💡 Wat & Waarom

Om recruiters in staat te stellen e-mails te versturen en interviews direct te plannen vanuit het platform, heeft Robin specifieke API-machtigingen nodig. Als beheerder zorg je ervoor dat deze koppeling veilig tot stand komt via een eenmalige goedkeuring (Admin Consent).

⚙️ Welke machtigingen vraagt Robin?

Op basis van de integratie met Microsoft Graph en Google API vraagt Robin de volgende rechten:

  • E-mailfunctionaliteit:

    • Mail.Send: om e-mails te versturen vanuit het zakelijke e-mailadres van de gebruiker.

    • Mail.ReadWrite: om verzonden Robin-mails zichtbaar te maken in 'Verzonden items', zonder toegang tot overige mailboxinhoud.

    • E-mail van de gebruiker lezen: om antwoorden van kandidaten te synchroniseren met het dossier in Robin.

  • Agenda & Meetings:

    • Volledige toegang tot agenda's: om vrije tijdslots op te vragen en interviews direct te plannen.

    • Read and create user's online meetings: voor het automatisch aanmaken van Teams- of Google Meet-links bij een afspraak.

  • Algemeen:

    • offline_access: om verbonden te blijven, zodat gebruikers niet dagelijks opnieuw hoeven in te loggen.

    • Aanmelden en gebruikersprofiel lezen: voor een veilige Single Sign-On (SSO) ervaring.

🛠️ Configuratie (Stappen voor Microsoft/Azure)

Voor organisaties met Microsoft 365 verleen je centraal toegang via het Microsoft Entra admin center (de Azure Portal):

  1. Inloggen: Log in als Global Admin in de Azure Portal.

  1. Navigeren: Ga naar Enterprise applications.

  2. Applicatie: Zoek en selecteer de applicatie Recruit Robin.

  3. Machtigingen: Klik onder het menu Security op Permissions.

  4. Status controleren:

    • Zie je al een lijst met permissies, maar is de knop bovenin nog blauw? Dan zijn de rechten aangevraagd, maar nog niet actief voor de organisatie.

    • Zolang de kolom "Granted through" niet op Admin consent staat, zullen gebruikers alsnog om handmatige goedkeuring gevraagd worden (en vaak geblokkeerd worden).

  5. Toestemming verlenen: Klik op de blauwe knop Grant admin consent voor [Organisatienaam]. Er opent een pop-up; log in en klik op Accept. De status in de lijst verspringt nu naar "Admin consent".

🚀 Wat als de organisatie geen Microsoft/Azure gebruikt?

Indien je organisatie gebruikmaakt van Google Workspace of een andere provider, verloopt de goedkeuring als volgt:

  • Google Workspace: De beheerder moet de Robin-app (of onze integratiepartner Nylas) autoriseren in de Google Admin Console onder Security > API Controls > Manage Third-Party App Access. Voeg hier de Client ID van de app toe als 'Trusted'.

  • Andere providers (IMAP/SMTP): Hierbij is geen centrale admin consent nodig. De IT-afdeling dient enkel te controleren of de juiste serverinstellingen en poorten openstaan, zodat gebruikers hun inbox individueel kunnen koppelen.

⚠️ Veelvoorkomende problemen

  • Beveiligingsbeleid: Controleer of er Application Access Policies actief zijn die de toegang tot specifieke mailboxen beperken.

  • Pop-ups: Gebruikers kunnen een wit scherm zien als de browser pop-ups van microsoftonline.com of google.com blokkeert tijdens de activatie.
    ​
    ℹ️ Meer weten?
    ​
    👉 Lees hier hoe gebruikers hun e-mail koppelen

  • Heb je vragen of lukt het niet? Neem contact op met ons supportteam – we helpen je graag verder.

Was dit een antwoord op uw vraag?