Wanneer de Interview Planner niet zichtbaar is of niet goed werkt, komt dat meestal doordat de e-mail- of agenda-koppeling nog niet volledig is ingesteld. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je de planner activeert, instelt en gebruikt.
🚀 Hoe het werkt (Wat & Waarom)
Door interviews direct via Robin in te plannen, werk je sneller en voorkom je fouten zoals dubbele afspraken. De kandidaat kiest zelf een moment, krijgt automatisch updates en wordt in Robin direct naar de juiste fase verplaatst, zodat je pipeline en dashboards altijd up-to-date blijven.
⚙️ Voorwaarden: E-mail koppelen
Voordat je jouw agenda kunt koppelen, moet je eerst je e-mailadres koppelen aan Robin.
Belangrijk: Het e-mailadres dat je in Robin gebruikt, moet exact hetzelfde zijn als het adres van de agenda die je wilt koppelen. Heb je een ander adres in Robin? Pas dit dan eerst aan in je profielinstellingen.
🛠️ Stap-voor-stap: Agenda koppelen
Start de koppeling: Ga naar Kalenderinstellingen.
Kies je provider: Selecteer Google of Microsoft.
Autoriseren: Volg de stappen op het scherm om Robin toegang te verlenen tot je agenda.
Bevestiging: Je ziet een succesmelding zodra de koppeling actief is. De Interview Planner wordt nu zichtbaar in je dashboard.
🎨 De Planner Editor configureren
Zodra je agenda is gekoppeld, kun je jouw voorkeuren personaliseren in de Planner Editor:
1. Basisinstellingen:
Titel & Duur: Geef het gesprek een naam en bepaal de lengte (bijv. 45 min).
Locatie: Microsoft Teams of Google Meet wordt automatisch gekozen op basis van je agenda. Voor fysieke afspraken vul je zelf het adres in.
Beschrijving: Voeg extra informatie toe voor de kandidaat of collega’s.
2. Beschikbaarheid:
Agenda-check: Bepaal in welke agenda boekingen terechtkomen en welke agenda’s Robin moet controleren op dubbele afspraken.
Tijdsloten: Stel je vaste beschikbaarheid per dag in en voeg eventuele uitzonderingen toe.
3. Deelnemers & Boekingsopties:
Collega's toevoegen: Voeg extra deelnemers toe; Robin houdt automatisch rekening met ieders beschikbaarheid.
Buffertijden: Stel rusttijd in vóór en na het interview (bijv. 15 min om uit te lopen of voor te bereiden).
Limieten: Bepaal hoe ver vooruit kandidaten mogen plannen en stel een maximaal aantal interviews per dag in.
4. Communicatie :
Branding: Voeg je bedrijfslogo toe aan de bevestigingsmail.
E-mailteksten: Pas de titel en de inhoud van de uitnodiging aan.
✨ Output & Gebruikerservaring
Zodra de planner live staat, hoef je alleen nog maar je unieke link te delen of de planner te activeren in de contactflow. De kandidaat kiest een moment, en Robin doet de rest: de uitnodiging wordt verstuurd, de agenda wordt geblokt en de status van de kandidaat verspringt automatisch naar 'Gematcht'.
🛑 De limieten & Belangrijke aandachtspunten
Geen agenda via IMAP-koppeling: Let op, een e-mailaccount dat is gekoppeld via een algemene IMAP/SMTP-verbinding heeft geen agendafunctie. Het IMAP-protocol ondersteunt technisch gezien alleen het lezen en verzenden van e-mails, en bevat geen agenda-gegevens of tijdsloten.
Vereiste providers: Om de Interview Planner te gebruiken, moet je account gekoppeld zijn via een provider die wél een agenda-systeem heeft (zoals Google/Gmail, Microsoft/Office 365, iCloud of Exchange).
Synchronisatie: Wijzigingen in je Google- of Outlook-agenda worden direct verwerkt in de beschikbaarheid van de planner.
Feedback-vlaggetje: Het vlaggetje linksonder in de planner is een systeemfunctie. Wil je echt feedback of een probleem doorgeven aan ons team? Stuur dan een e-mail naar [email protected].
❓ Veelgestelde vragen
Ik heb mijn e-mail via IMAP gekoppeld, waarom zie ik mijn agenda niet? IMAP is puur en alleen een e-mailprotocol voor het ontvangen en verzenden van berichten. Het heeft geen technisch concept van kalenders of afspraken. Om de planner te gebruiken, moet je inloggen via de specifieke Google- of Microsoft-koppeling.
👉 Stuur een e-mail naar [email protected]