Zodra je een kandidaat hebt gesproken en er een match is, wil je het interview natuurlijk zo snel mogelijk vastleggen. In dit artikel lees je hoe je de Interview Planner gebruikt tijdens je dagelijkse werkzaamheden.
💡 Wat & Waarom
Door interviews direct via Robin in te plannen, werk je sneller en voorkom je fouten. Het grootste voordeel? Zodra je de afspraak boekt, wordt de kandidaat automatisch naar de fase 'Matched' verplaatst en worden zowel jouw agenda als die van de kandidaat direct bijgewerkt.
⚙️ Hoe het werkt (Stap-voor-stap)
1. Bel eerst de kandidaat De optie om een interview te plannen verschijnt pas nadat je telefonisch contact hebt gehad.
Start de call via Robin.
Na het afronden van het gesprek verschijnt automatisch de knop 'Interview inplannen'.
2. Kies het type interview Je hebt doorgaans de keuze uit drie standaardopties:
Videogesprek (bijv. via Teams of Google Meet)
Kennismaking op locatie (fysiek)
Telefonisch interview
3. Datum en tijd selecteren Na je keuze opent de planner. Hier zie je jouw eigen beschikbaarheid (gesynchroniseerd met je Outlook of Google agenda). Kies een moment dat voor jou en de kandidaat uitkomt.
4. Gegevens controleren Je krijgt een samenvatting te zien. Controleer hier nog even de details:
Contactgegevens van de kandidaat.
De functietitel.
Eventuele extra aanwezigen (collega's).
5. Bevestigen (Boek nu) Klik op 'Boek nu'. Op dat moment gebeurt het volgende:
De afspraak staat in beide agenda's.
De kandidaat wordt in Robin (en je ATS) verplaatst naar 'Matched'.
Iedereen ontvangt een bevestigingsmail met de details en (indien van toepassing) de videolink.
🚀 Resultaat & Gebruikerservaring
Zelfservice: De kandidaat kan ook een moment kiezen; dit bespaart je het heen-en-weer bellen voor een tijdstip.
Flexibiliteit: Moet een afspraak verzet worden? Dat kan eenvoudig via de link in de bevestigingsmail. De wijziging wordt overal automatisch doorgevoerd.
⚠️ De beperkingen
Eerst bellen: Je kunt geen interview plannen voor een kandidaat die je nog niet hebt geprobeerd te bereiken via het platform.
Agenda koppeling: Zie je geen interview knop? Dan is je agenda waarschijnlijk nog niet (juist) gekoppeld.
Zie onderstaand artikel om dit op te lossen.
👉 Interview planner instellen en gebruiken
Er gaat iets mis bij het plannen
Krijg je een foutmelding of lukt het niet om een interview te boeken? Bekijk dan: